Het organiseren van een evenement kost veel tijd. Maar hoe komt dit eigenlijk en wat komt er allemaal bij kijken? Wij hebben de voornaamste punten voor je uitgelicht in dit blogbericht.
Goede voorbereiding
Allereerst bepaal je de doelgroep waarvoor je een evenement gaat organiseren en wat voor evenement het wordt. Bekijk het bedrag dat je beschikbaar hebt en bereiken of het haalbaar is om de gewenste bijeenkomst te organiseren. Bepaal vervolgens de dag en het tijdstip dat je eenement gaat plaatsvinden.
Leuke droge locatie
Een locatie kun je het best minimaal een jaar van te voren regelen. De hoeveelheid ruimtes zijn beperkten bij een grote hoeveelheid mensen heb je ook een vergunning nodig. Zorg vervolgens dat je bezoekers ook droog kunnen staan/zitten. Regel hiervoor bijvoorbeeld een festivaltent.
Catering en sanitair
Let bij het regelen van de catering goed op wat de doelgroep lekker vindt. Kies of je bijvoorbeeld koffie, thee, bier en/of frisdrank wilt serveren. Zorg daarnaast ook dat er voldoende eten is.
Naast het nuttigen van eten en drinken zullen de festivalbezoekers ook naar het toilet moeten. Hiervoor zijn verschillende voorzieningen te regelen, zoals een toiletwagen of mobiele toiletten. Organiseer je een evenement voor ouderen? Zorg dan ook voor zitplaatsen en extra wc’s.
Veiligheid van bezoekers
Beveiligers en brandwachten zijn (afhankelijk van het aantal mensen) een noodzakelijk goed. Bereken hoeveel beveiligers en/of brandwachten je nodig hebt en huur deze in.
Regel (indien nodig) een EHBO -post waar mensen terecht kunnen met problemen. EHBO-ers kunnen helpen bij klein letsel en problemen na alcohol- of drugsgebruik.
Uitnodigingen
Je potentiële bezoekers moeten natuurlijk weten dat ze welkom zijn op je evenement. Zorg daarom dat je de doelgroep uitnodigt op de communicatiekanalen waar zij aanwezig zijn. Kies bijvoorbeeld voor het inzetten van populaire vloggers.